Вы наверняка замечали, как оперативно, а главное, эффективно мы умеем справляться с работой во время цейтнота. В такие моменты волей-неволей приходится активизироваться и подключать все свои организаторские навыки. Сжатые сроки также помогают многим руководителям отучиться жить по правилу «если хочешь сделать хорошо — делай сам» и начать делегировать полномочия.

В целях экономии рабочего и личного времени можно попробовать создать цейтнот самостоятельно, установив на каждое задание собственный лимит времени.

Чтобы сделать работу быстро, а главное, качественно, попробуйте воспользоваться так называемой матрицей Эйзенхауэра. Соберите все текущие дела в один список. Затем возьмите чистый лист и разделите его на четыре части: «срочное и важное», «срочное, но не важное», «важное, но не срочное» и «не важное и не срочное».

Начать работу следует с первого пункта, затем перейти либо ко второму, либо к третьему (в зависимости от ваших приоритетов). Дела из последнего пункта, как правило, выполнять не приходится вовсе. Этот способ позволяет четко ранжировать для себя значимость своих действий, отмести все ненужное и уложиться в любой дедлайн.

Но торопиться в одиночку бессмысленно. Поэтому необходимо сподвигнуть своих более медлительных коллег работать оперативнее. Например, массу рабочего времени отнимают совещания. Причем, к сожалению, это время далеко не всегда проходит с пользой. Чтобы рабочее совещание не превращалось в пустую болтовню, достаточно задать для него жесткие временные рамки. Тут также важна систематичность: после двух-трех совещаний ваши коллеги войдут в темп и привыкнут к тому, что заседания длятся час и ни минутой больше. Продуктивности и лаконичности совещаний поспособствует также ограничение круга вопросов.

Еще одна проблема — установить правильные сроки для подчиненных. Все знают, что многие руководители ставят такие дедлайны, чтобы оставалось время исправить недочеты в готовой работе, но не все сотрудники понимают, как важно иногда поторопиться со сроками сдачи. Чтобы не дать нерадивым подчиненным уйти от выполнения работы в срок, необходимо ставить им ключевые точки контроля. Для продавцов, например, это может быть заполненная клиентская форма, для рекламщиков — концепция проекта. Такой способ помогает не только отследить все недочеты на раннем этапе, но и не позволить сотрудникам просрочить задание.

Jobsmarket.ru